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Dokumenten-Management

Relevante Dokumente schnell im Zugriff haben

Dokumente speichern das meiste Wissen in Verwaltungen. Gesetzestexte, Formulare, Dienstanweisungen, Verfahrensbeschreibungen, Gutachten, Manuskripte, Protokolle, Vorlagen etc. werden in Dokumenten und Präsentationen festgehalten. Doch sobald eine Information benötigt wird, findet man Sie häufig nicht. Ein Grund dafür ist die Vielzahl der Speicherorte, wo Dokumente abgelegt werden: Verschiedene Ämter und Gebäude, persönliche Festplatten, unterschiedliche Projekt-Datenbanken oder andere Server. Zudem sind die Suchfunktionen begrenzt: Dokumenteninhalte bleiben bei einer Suche oft im Verborgenen, Metadaten wie Autor, Erstellungsdatum, Aktenverweis und Version sowie klassifizierende Informationen liegen meist nicht vor.

Ein Dokumenten-Management-System als transparenter, schnell zugänglicher Speicherort.

Durch den gezielten Zugriff auf das benötigte Dokument mit Hilfe eines zentralen Dokumenten-Management-Systems erreichen Verwaltungen große Zeit- und Kosteneinsparungen. Zentral archivierte Dokumente sind jederzeit behördenweit online zugreifbar. Intelligente Suchfunktionen, Stichwortverzeichnisse und Klassifizierungen, Volltextrecherchen und sortierbare Ergebnislisten sorgen für das schnelle Auffinden des richtigen Dokumentes.  Als Basis für das Dokumenten-Management dient die flexible und leistungsstarke Lösungsplattform SixCMS. Der gesamte Lebenszyklus eines Dokumentes, von der Erstellung, Bearbeitung, Speicherung, Versionierung und Bereitstellung bis hin zur Archivierung kann mit der Lösung abgebildet werden.

Die Six-Vorteile im Überblick:

  • Einfaches Erfassen der Dokumente über eine benutzerfreundliche Oberfläche oder direkt per drag & drop im Dateiverzeichnis aus der Desktop-Umgebung, automatische Erstellung der Volltextindizes und strukturierte Speicherung der Inhalte
  • Schnelles Auffinden relevanter Dokumente durch intelligente, leistungsfähige Suchfunktionalität, flexibel strukturierbare Metadaten und frei definierbare, mehrdimensionale Klassifizierungssysteme.
  • Online-Zugriff von jedem Arbeitsplatz, Client-Installationen am PC-Arbeitsplatz sind nicht erforderlich.
  • Gemeinsame Bearbeitung und gute Kontrolle durch Workflowsteuerung, Versionierung, Check-out/Check-in-Mechanismen und fein justierbaren Berechtigungen.
  • Flexible Bereitstellungsmöglichkeiten der Dokumente durch sehr granular definierbare Steuerung der Zugriffsberechtigungen, abhängig von Benutzerprofilen bis hin zu Dokumentenmerkmalen und -inhalten. Zugriff auf Dokumente und Inhalte über verschiedene Kanäle (Inter-, Intra-,  Extranet, PDA etc.)
  • Geringe Implementierungskosten durch Nutzung der reichhaltigen Komponentenbasis von SixCMS
  • Geringe Gesamtkosten aufgrund der hohen Synergiepotenziale mit weiteren Lösungen basierend auf SixCMS: geringere Hardware-, Software und Administrationskosten, mehrfache Verwertung einmal erfasster Inhalte.