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Dokumenten-Management

Zeit sparen und Wissen besser nutzen durch schnelles Auffinden relevanter Dokumente

Dokumente sind der meistgenutzte Speicherort für Wissen in Unternehmen. Handbücher, Produktbeschreibungen, Bedienungsanleitungen, Prüfpläne, Projektberichte, Wettbewerbsanalysen, Manuskripte, Besprechungsprotokolle, Vorlagen etc. werden in Dokumenten und Präsentationen erfasst und festgehalten. Doch immer dann, wenn ein Dokument benötigt wird, findet man es oft nicht. Ein Grund dafür ist die Vielzahl der Speicherorte, wo Dokumente abgelegt werden: Verschiedene Standorte, einzelne Abteilungen, persönliche Festplatten, unterschiedlichen Projekt-Datenbanken oder andere Server. Zudem sind die Suchfunktionen begrenzt: Dokumenteninhalte bleiben bei einer Suche oft im Verborgenen, Metadaten wie Autor, Erstellungsdatum und Version sowie klassifizierende Informationen zum Dokument liegen nicht vor.

Ein Dokumenten-Management-System als transparenter, schnell zugänglicher Speicherort

Durch den gezielten Zugriff auf das benötigte Dokument mit Hilfe des zentralen Dokumenten-Management-Systems realisieren Industrieunternehmen große Zeit- und Kosteneinsparungen und Wissensvorsprünge. Dokumente stehen jederzeit unternehmensweit online zugreifbar bereit. Intelligente Suchfunktionen, Stichwortverzeichnisse und Klassifizierungen, Volltextrecherchen und sortierbare Ergebnislisten nach verschiedenen Kriterien wie Relevanz, Datum oder Autor sorgen für das schnelle Auffinden des richtigen Dokumentes. Als Basis für das Dokumenten-Management-System dient die flexible und leistungsstarke Lösungsplattform SixCMS. Der gesamte Lebenszyklus eines Dokumentes, von der Erstellung, Bearbeitung, Speicherung, Versionierung, Bereitstellung und Archivierung kann mit der Lösung unterstützt werden.

Die Six-Vorteile im Überblick:

  • Einfaches Erfassen der Dokumente über benutzerfreundliche Bedieneroberfläche oder direkt per drag & drop im Dateiverzeichnis aus Desktop-Umgebung, automatische Erstellung von Volltextindizes und strukturierte Speicherung der Inhalte.
  • Schnelles Auffinden relevanter Dokumente durch intelligente, leistungsfähige Suchfunktionalität, flexibel strukturierbare Metadaten (Autor, Stichworte, Erstellungsdatum, Projektname, Abteilung etc.) und frei definierbare, mehrdimensionale Klassifizierungssysteme.
  • Gute Kontrolle über Dokumenteninhalte durch Versionierung, Check-in/Check-out-Mechanismen und flexibler Zugriffssteuerung.  
  • Flexible Bereitstellungsmöglichkeiten der Dokumente durch sehr granular definierbare Steuerung der Zugriffsberechtigungen, abhängig von Benutzerprofilen bis hin zu Dokumentenmerkmalen und -inhalten; Zugriff auf Dokumente und Inhalte über verschiedene Kanäle (Inter-, Intra-, Extranet, PDA etc.)